STANDARD
Transfert de la ligne
LLe transfert de la ligne de votre cabinet se fait sur une ligne qui vous est entièrement dédiée et
de façon :
• permanente
avec l’option de reprendre votre ligne quand vous le désirez (pendant que vous êtes au cabinet par exemple) ou bien avec la possibilité de vous passer les communications de vos patients sur une autre ligne après filtrage, ce qui permet de consulter en toute tranquillité tout en étant disponible pour les appels urgents;
• ou ponctuelle selon vos besoins (congés, consultations, visites, absence de votre secrétaire, …) :
- quelques heures par jour
- quelques jours par semaine
- quelques semaines par mois
- quelques mois par année
L’avantage d’un transfert sur une ligne unique qui vous est dédiée permet un décroché personnalisé : « Cabinet médical du Docteur …., bonjour » (ou tout autre réponse de votre choix telle que « Cabinet d’ophtalmologie, bonjour »).
Dans ces deux options, vous n’êtes facturés que s’il y a eu des appels reçus dans le mois, sans forfait minimal mensuel ni de droit d’adhésion.
La mise en place de votre agenda
Grâce à notre expérience professionnelle de 30 ans, la mise en place de votre agenda au sein de notre permanence téléphonique peut se faire dans la journée ou même dans l’heure qui suit avec un simple appel de votre part. Votre agenda est créé selon vos consignes et s’adapte à vos habitudes.
Si vous avez déjà un agenda accessible en ligne (Doctolib par exemple), nous pourrons nous y connecter dès que vous nous aurez donné l’accès auprès du logiciel en question.
La saisie de vos appels
Nous gérons l’ensemble des appels entrants sur votre ligne :
- prises de rendez-vous et de visites à domicile (création, annulation, report)
- rédactions de message (directement sur notre logiciel spécialisé à la gestion des agendas médicaux)
- transferts d’appels vers votre cabinet ou votre portable (urgence, question, …)
La gestion des appels est personnalisée selon vos propres instructions et consignes ponctuelles ou permanentes
Notre logiciel interne
Aucun achat de logiciel ni d'installation spécifique n’est nécessaire afin d’avoir accès à notre logiciel sécurisé. Une simple connexion vous permet d’atteindre votre espace personnel (connexion par un identifiant et un mot de passe). La connexion est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
L’accès au logiciel vous permet de :
- visualiser les nouveaux appels (rendez-vous, visites, messages) en temps réel dès leur saisie par nos standardistes
- modifier votre agenda (ouvrir ou fermer des créneaux horaires)
- saisir les rendez-vous que vous avez pris vous-même ou les modifier
- consulter la liste de vos patients et leur historique (téléphone, dates des rendez-vous précédents, adresses, …)
- nous adresser des consignes ponctuelles ou permanentes.
Vos logiciels de gestion de rendez-vous en lignes
Nous travaillons également en partenariat avec d’autres logiciels de gestion de rendez-vous en ligne tels que Doctolib, Alaxione...
En effet, certains de nos clients font appel à nos services en complément de ces logiciels afin de répondre au besoin humain (aide aux personnes n’arrivant pas à se servir d’internet, prises de messages, transferts d’appels, …).
Les options
• Envoi d’un SMS de rappel à vos patients
Pour éviter que des patients oublient leur rendez-vous et fassent perdre un créneau un SMS peut être envoyé en amont afin de leur rappeler leur rendez-vous.
Les SMS peuvent être envoyés selon vos critères :
- la veille du rendez-vous ou un autre jour en fonction de vos préférences
- à l’ensemble des patients, aux nouveaux patients ou à ceux qui ne se sont pas présentés à leur précédent rendez-vous
Le texte du SMS est le suivant « Confirmation RDV le (date) à (heure) avec Docteur (nom)
- Pour annulation Tél (n° du cabinet) »
• Envoi d’un SMS sur votre portable
Si vous souhaitez être averti d’un changement de planning dans la journée sans avoir besoin de vous connecter sur votre agenda, nous vous proposons de vous envoyer un SMS.
